Artykuł reklamowy

Archiwizacja dokumentów – czy jest potrzebna?

Archiwizacja dokumentów to ważny proces zarządzania wewnętrzną bazą danych, z którym firmy i ich pracownicy powinni być zaznajomieni. Pomaga bezpiecznie przechowywać ważne informacje, jednocześnie usuwając bałagan w biurze. Dlaczego jest ważna i czy w ogóle potrzebna?

Czym jest archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów polega na przenoszeniu do magazynu dokumentów, które nie są już regularnie używane, ale nadal muszą być przechowywane. Dokumenty mogą być fizyczne lub cyfrowe, chociaż wiele firm przechodzi z papierowego na cyfrowe zarządzanie dokumentami i ich archiwizację, aby zmniejszyć fizyczną przestrzeń do przechowywania i ułatwić codzienne operacje. Archiwizacja danych to kluczowa część każdej firmy, umożliwiająca przechowywanie ważnych dokumentów i kategoryzowanie ich w sposób ułatwiający znalezienie ich w razie potrzeby w przyszłości.

Metody archiwizacji dokumentów

Istnieje wiele metod archiwizacji dokumentów, z których każda ma swoje zalety i wady. Trzema najpopularniejszymi z nich są:

• przechowywanie dokumentów papierowych – jest to jedna z najbezpieczniejszych metod archiwizacji w cyfrowym świecie: przechowywania papieru nie można zhakować, a edytowanie fizycznie zarchiwizowanych informacji bez pozostawiania śladów jest niezwykle trudne,
  
  
• archiwa cyfrowe - cyfrowa pamięć masowa jest obecnie prawdopodobnie najpopularniejszą metodą archiwizacji. Dysponujesz cyfrowymi kopiami wszystkich swoich dokumentów, a te cyfrowe pliki mogą być przechowywane na dyskach twardych, serwerach lokalnych, zasobach w chmurze lub dowolnym innym systemie komputerowym. Charakteryzują się dostępnością i wydajnością,
  
  
• skanowanie na żądanie - inną popularną metodą przechowywania jest skanowanie na żądanie. Służy jako hybryda między archiwizacją cyfrową i papierową. Usługa ta polega na przechowywaniu informacji w postaci dokumentów papierowych, skanowaniu ich i wysyłaniu jako dokumentów cyfrowych. Zyskujesz niezawodność i bezpieczeństwo dokumentów papierowych z wygodą digitalizacji.
  
  

Korzyści wynikające z archiwizacji dla rozwijających się firm

Archiwizacja dokumentów firmowych posiada cały zakres korzyści. Przede wszystkim zapobiega utracie danych i dokumentów. Dokumenty, które nie zostały zdigitalizowane i zarchiwizowane, mogą zostać utracone na zawsze. Szanse, że pracownik przypadkowo usunie lub zgubi plik, są niewielkie, ale niestety istnieją. Digitalizacja i archiwizacja, umożliwia pracownikom samodzielne i szybkie odzyskiwanie informacji z kopii zapasowej. Archiwizacja dokumentów jest ważna również ze względów prawnych. Wiele firm przypadkowo pozbywa się dokumentów, które zgodnie z prawem powinny zostać zachowane. Skuteczny system archiwizacji zapewni przestrzeganie harmonogramów przechowywania specyficznych dla poszczególnych biznesów, niezależnie od wiedzy każdego pracownika. Organy ochrony danych nakładają na firmy bagatelizujące temat surowe kary, więc warto być tego świadomym.