Artykuł sponsorowany

Gdzie zorganizować konferencję? Te aspekty weź pod uwagę!


 
Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie, zwłaszcza gdy mają się na niej pojawić uczestnicy z zagranicy lub ważni gracze z danej branży. Przygotowania rozpoczynają się na wiele miesięcy wcześniej – a czasem nawet i kilka lat przed planowaną datą wydarzenia. Podstawą jest rezerwacja miejsca, które spełni wszystkie oczekiwania uczestników. Czym się kierować przy jego wyborze? Zobacz, co uwzględnić na swojej liście!
 

Lokalizacja z dogodnym dojazdem

 
Adres, pod którym mają się pojawić uczestnicy konferencji, to kluczowa kwestia. Na początku określ, czy będą to głównie mieszkańcy danego miasta, czy może osoby dojeżdżające z daleka. W drugim przypadku kluczowy będzie sprawny dojazd z lotniska czy dworca kolejowego. Warto wziąć tę kwestię pod uwagę, szukając odpowiedniego miejsca na mapie. Z kolei osoby mieszkające w pobliżu lokalizacji wydarzenia zapewne będą chciały dotrzeć na event własnym autem lub komunikacją miejską. Wówczas kwestia skomunikowania z dworcem czy portem lotniczym nie jest aż tak istotna.
 

Charakter obiektu i udogodnienia

 
Konferencje najczęściej odbywają się w takich obiektach, jak:
• restauracje,
• hotele,
• centra konferencyjne.
 
Wybór między nimi zależy przede wszystkim od charakteru samego wydarzenia. Może też mieć znaczenie dla sposobu prezentacji organizatora i jego marki. Konferencja to w końcu doskonała okazja, aby wdrożyć działania marketingowe, które mają na celu zbudowanie profesjonalnego wizerunku w oczach gości czy prezentację możliwości firmy.
 
Przy rezerwacji obiektu sprawdź także, czy wśród wyposażenia jest sprzęt lub akcesoria, które podczas wydarzenia będą niezbędne. Chodzi m.in. o:
• projektor, 
• ekran,
• system nagłaśniający itp.
 
Nowoczesne centra konferencyjne mają je zwykle w podstawowym wyposażeniu, ale hotele czy restauracje z prywatnymi salami – niekoniecznie.
 

Powierzchnia sali na konferencję

 
Wielkość wynajmowanej sali musi odpowiadać planowanej liczbie uczestników oraz przewidzianym aktywnościom. Jeśli są przewidziane jakiekolwiek działania wymagające przemieszczania się po sali, to poza miejscem na stoły i krzesła również na to należy zaplanować odpowiednio dużo przestrzeni zapewniającej swobodę. Będzie to ponadto sprzyjało integracji gości i rozmowom w kuluarach.
 
Podczas konferencji przyda się także miejsce, w którym przechowasz torby reklamowe i inne materiały promocyjne ze swoim logo. Warto więc szukać sali z dodatkowym zapleczem dla organizatora.
 
Uczestnicy eventu docenią również strefę, w której w trakcie przerwy będą mogli się zrelaksować. Dobrym pomysłem będzie aranżacja specjalnego miejsca do wypoczynku, w którym umieścisz np. pufy reklamowe ze swoim logo. Tak połączysz przyjemne z pożytecznym – pokażesz, że dbasz o komfort uczestników eventu, a przy tym wykorzystasz przestrzeń do promocji.
 

Zapotrzebowanie na nocleg

 
Jeżeli jako organizator musisz zapewnić nocleg gościom przyjeżdżającym na wydarzenie z daleka, masz dwa wyjścia. Pierwszym jest zorganizowanie eventu w hotelu. Tego typu obiekty często dysponują specjalnymi pomieszczeniami na konferencje, a wówczas nie ma problemu z połączeniem tych dwóch aspektów. Wtedy jednak listę gości należy zamknąć znacznie wcześniej, ponieważ będzie ona ściśle związana z rezerwacją noclegów i ostatecznym kosztem organizacji wydarzenia.
 
Możesz również wynająć salę lub centrum konferencyjne w pobliżu obiektu hotelowego. W większych miastach takie obiekty zwykle powstają w pobliżu sal na eventy branżowe, a uczestnicy mogą pokonać odległość między hotelem a miejscem wydarzenia nawet pieszo.
 

Zapotrzebowanie na catering

 
Jeśli chcesz zapewnić swoim gościom coś więcej niż wodę, kawę i ciastka, również musisz postarać się o odpowiednią jakość poczęstunku – a więc sprawdzonego dostawcę. Liczy się zarówno zawartość menu, jak i obsługa gości.
 
Jeśli data konferencji przypada na okres wiosenno-letni, a pogoda sprzyja, dobrym pomysłem jest organizacja poczęstunku na świeżym powietrzu. Możesz wykorzystać w tym celu namiot reklamowy z nadrukiem z Twoim logo, a wokół dodatkowo rozstawić krzesła i leżaki promocyjne.
 
Jeśli wynajmujesz salę na konferencję w hotelu czy restauracji, możesz skorzystać z dostępnej tam oferty cateringowej, zamiast zamawiać usługę z zewnątrz. Upewnij się jednak, że będzie to poczęstunek na poziomie, którego oczekujesz.
 
Jako organizator będziesz odpowiedzialny za ułożenie menu z dostawcą. Weź przy tym pod uwagę preferencje żywieniowe gości. Coraz więcej osób boryka się z nietolerancją laktozy lub glutenu albo rezygnuje z posiłków mięsnych i produktów odzwierzęcych. Postaw na uniwersalne propozycje albo na szeroki wybór przekąsek.
 
Organizacja konferencji wiąże się z szeregiem wyzwań. Jednak jeśli rozpoczniesz przygotowania odpowiednio wcześnie, nic nie powinno Ci umknąć, a goście wyjadą zadowoleni!
 




Materiały umieszczone w portalu Wizjalokalna.pl chronione są prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Korzystanie z materiałów w całości lub fragmentach, dalsze ich rozpowszechnianie bez zgody pisemnej redakcji portalu Wizjalokalna.pl, jest zabronione.